Work hard กับ Work smart เลือกให้ชาญฉลาดแล้วเวลาจะเหลือ

บางคนทำงานหามรุ่งหามค่ำ และมักจะบ่นว่า ไม่มีเวลาทำอย่างอื่นเลย วันๆ ทำแต่งาน ก็เข้าข่ายที่เรียกว่า Work Hard แต่ทำไมบางคนเราถึงรู้สึกว่า เขามีเวลามากมายในแต่ละวัน และสามารถทำผลงานออกมาได้อย่างต่อเนื่อง แถมยังมีเวลาในการพัฒนาตัวเอง พักผ่อน ไปเที่ยว ฯลฯ ได้อย่างสบายๆ ทั้งๆ ที่ทุกวันเราก็มีเวลาเท่ากันทุกคนก็คือ วันละ 24 ชั่วโมง แล้วเราก็เรียกคนกลุ่มนี้ว่า Work Smart
เรื่องของการบริหารเวลานั้น เป็นปัญหาของคนเราทุกคน เป็นศิลปะในการจัดการกับชีวิตตนเอง คำว่าบริหารเวลาจริงๆ แล้วเราไม่ได้ไปบริหารเวลาที่มีอยู่เลย เราบริหารการใช้เวลาของเราเองต่างหาก เพราะทุกคนมีเวลาเท่ากันคือวันละ 24 ชั่วโมง ดังนั้นใครที่สามารถจัดการกับการใช้เวลาของตนเองได้อย่างดี เขาก็จะมีเวลาทำอะไรอย่างอื่นได้มากขึ้น แล้วทำไมบางคนถึงมักจะชอบพูดว่า “ไม่มีเวลา” เราลองมาดูสาเหตุกันนะครับ

• ไม่มีการทำรายการที่จะต้องทำในแต่ละวัน คนที่ไม่สามารถบริหารเวลาของตนเองได้ดี สาเหตุแรกก็คือเวลาทำงานในแต่ละวันไม่มีการทำรายการว่าในวันนี้จะต้องทำอะไร บ้าง หรือที่ฝรั่งเขาเรียกกันว่า To do list ผลก็คือ ทำโน่นนิด นี่หน่อย เวลามีใครขอให้ทำ หรือช่วยอะไร ก็ทำไปเรื่อย สุดท้ายก็ไม่เสร็จสักอย่าง บางคนมีการทำ to do list ไว้อย่างชัดเจนแปะไว้ที่โต๊ะบ้าง หรือใช้เทคโนโลยีเป็นตัวช่วยบ้าง แต่สุดท้ายก็ไม่สามารถควบคุมตนเองให้ทำงานตามรายการที่กำหนดไว้ได้เลย กลายเป็นเอาเวลาไปทำอย่างอื่นหมด

• ไม่มีการตั้งเป้าหมายและความสำเร็จของงานและของตัวเอง ปกติถ้าเรามีการตั้งเป้าหมายในการทำงานของตนเองไว้อย่างชัดเจนแล้ว สิ่งที่จะเกิดขึ้นตามมาก็คือ เราจะกำหนดแผนงาน และเวลาในการทำงานเพื่อให้สอดคล้องกับเป้าหมายที่เราต้องการ ในการทำงานก็เช่นกัน ถ้าเราไม่มีการกำหนดเป้าหมายความสำเร็จของงานไว้ล่วงหน้า เราก็จะมองไม่เห็นว่างานไหนสำคัญกว่างานไหน เราก็มักจะทำงานที่ง่ายกว่าก่อน เก็บงานที่ยากๆ ไว้ทีหลัง ผลสุดท้ายก็คือ เหลือแต่งานยากๆ ในเวลาที่เหลือน้อยลง

• ไม่มีการจัดลำดับความสำคัญของงาน หลายคนมักจะทำงานที่อยากทำก่อน แต่เป็นงานที่ไม่มีความสำคัญมากนัก เช่นทุกเช้าจะต้องเช็คอีเมล์ อ่าน Facebook ซึ่งไม่เกี่ยวข้องกับการทำงานเลย บางครั้งก็เลยเถิดกันไปจนไปกินเวลาในการทำงานปกติ ซึ่งก็ทำให้เวลาในการทำงานที่สำคัญๆ น้อยลงไปอีก

• ไม่สามารถจัดการกับสิ่งกระทบรอบๆ ตัวได้ บาง คนเวลาที่มีใครคุยกัน หรือทำอะไรข้างๆ ก็อดไม่ได้ที่จะต้องหยุดงานที่ทำ แล้วไปคุย และไปทำอะไรกับเขาด้วย บางครั้งมีโทรศัพท์จากเพื่อนเข้ามาเวลางาน ก็ทำให้เราต้องหยุดงาน และถ้าเราไม่สามารถควบคุมสิ่งกระทบเหล่านี้ เราก็จะเลยเถิดอีกเช่นกัน ก็คือเพลิดเพลินไปกับสิ่งรอบข้างที่เข้ามาหาเรา โดยลืมไปว่าสิ่งที่สำคัญกว่าคืออะไร สุดท้ายก็หมดเวลา

• ชอบผลัดวันประกันพรุ่ง คน ที่ไม่สามารถบริหารการใช้เวลาของตนเองได้มีสาเหตุหลักอีกปัจจัยหนึ่งก็คือ ชอบผลัดวันประกันพรุ่ง เช่นเห็นว่า งานยังไกลจากกำหนดเสร็จ ก็ยังไม่ลงมือทำทั้งๆ ที่ก็ยังพอมีเวลาทำ แต่กลับเลื่อนไปเรื่อยๆ จนถึงวันใกล้กำหนด ก็มาเร่งทำ แล้วก็มาบ่นว่า “ไม่มีเวลา”

• ปฎิเสธคนอื่นไม่เป็น คนแบบนี้เวลาที่มีใครมาขอให้ทำอะไร ทั้งงานตัวเอง และไม่ใช่งานตัวเอง ก็ตอบรับไว้ทั้งหมด โดยไม่พิจารณาว่า เวลาที่เรามีอยู่กับงานของเราเองนั้นมีเพียงพอหรือไม่ แต่ด้วยความเกรงใจ และไม่อยากให้คนอื่นมองเราไม่ดี ก็เลยรับไว้ทั้งหมด บางคนรับจนเรียกกว่าทำอะไรไม่ถูกเลยก็มี สุดท้ายก็ทำไม่เสร็จสักงาน กลายเป็นว่าคนอื่นก็มองเราไม่ดีอยู่ดี เพราะรับปากแล้วทำไม่ได้ตามที่ตกลงไว้

5 ปัจจัยข้างต้นก็คือสาเหตุหลักๆ ที่ทำให้เวลาของแต่ละคนแตกต่างกันออกไป ใครที่สามารถบริหารจัดการกับกิจกรรมของตนเองได้อย่างดี ก็จะมีเวลาเหลือที่จะทำอย่างอื่นอีกมากมาย ในทางตรงกันข้ามใครที่ไม่สามารถควบคุมการใช้เวลาของตนเองได้ ปล่อยให้เป็นไปตามความสบาย หรือตามความต้องการของตนเอง สุดท้ายเราก็จะไม่เหลือเวลาในการทำสิ่งที่สำคัญกว่า
จากประสบการณ์ของผมเอง การที่เราจะบริหารการใช้เวลาของตนเองได้อย่างดีและมีประสิทธิภาพนั้น มีเคล็ดลับอยู่แค่เรื่องเดียวเท่านั้น ซึ่งก็คือ “Self-Discipline” หรือแปลเป็นไทยง่ายๆ ว่า “วินัยในตนเอง” ควบตัวเองได้ตามรายการที่ทำไว้ ไม่ผลัดวันประกันพรุ่ง ทำตามแผนงานที่กำหนด สุดท้ายเราจะเหลือเวลาในการพักผ่อนและใช้ชีวิตกับครอบครัวได้อีกเยอะครับ
วันนี้คุณมีเวลาเหลือบ้างหรือเปล่าครับ

บทความอาจารย์ประคัลภ์ ปัณฑพลังกูร

เรียบเรียงโดย สุทธิภัทร ชูสกุลพัฒนา