8 ชั่วโมงเท่ากัน แต่ทำไมผลงานออกมาแตกต่างกัน

เรื่องของเวลานั้นเป็นสิ่งที่คนเราทุกคนมีเท่ากัน ก็คือ วันละ 24
ชั่วโมง โดยปกติเวลาทำงานก็คือ 8 ชั่วโมงต่อวัน
แต่ทำไมบางคนจึงทำงานได้มากมาย บางคนจึงทำงานได้เพียงน้อยนิด ทั้งๆ
ที่แต่ละคนมีเวลาทำงานเท่ากันก็คือ 8 ชั่วโมงต่อวัน
โดยไม่รวมเรื่องของการทำงานล่วงเวลา
ยิ่งไปกว่านั้นพนักงานบางคนทำงานล่วงเวลาก็แล้ว มาเช้าก็แล้ว
แต่ทำไมงานกลับสู้คนที่ทำงานแบบเข้าออกตรงเวลาเป๊ะๆ ไม่ได้เลย


ในยุคนี้ผมเชื่อเลยว่าท่านผู้อ่านหลายคนก็คงมีปัญหากับการบริหารเวลาใน
การทำงานของตนเอง เนื่องจากมีสิ่งแวดล้อมทั้งในการทำงาน
และเรื่องส่วนตัวที่เปลี่ยนแปลงไปจากในอดีตมาก
ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของเทคโนโลยีสารสนเทศ
ที่ทำให้เราสามารถติดต่อกันได้อย่างรวดเร็วมากๆ และติดต่อกันแบบ real time
อยู่ตลอดเวลา พอทุกอย่างมันรวดเร็ว
ก็เลยทำให้เกิดการติดต่อสื่อสารกันไม่หยุดเลย


บางคนทำงานไปด้วย line ไปด้วย facebook ไปด้วย รับโทรศัพท์ไปด้วย
เล่นเน็ตไปด้วย ตอบอีเมล์ไปด้วย ฯลฯ
มันจะมีสิ่งที่มาดึงเราออกจากการทำงานอยู่ตลอดเวลาจนทำให้เวลา 8
ชั่วโมงที่เรามีนั้นเหลือทำงานจริงๆ ไม่กี่ชั่วโมงเท่านั้น


ถ้าไม่เชื่อท่านลองนั่งพิจารณากิจกรรมที่ทำในแต่ละวันในช่วงเวลาทำงานสิ
ครับ บางท่านที่มีสมาธิดีหน่อย มีความมุ่งมั่นมากหน่อย ก็อาจจะได้วันละ 6-7
ชั่วโมง แต่ถ้าถูกดึงให้หลุดไปบ่อยๆ จากการทำงาน
สถิติที่เคยเก็บได้จากพนักงานที่ลองพิจารณาเวลาทำงานของตนเองก็คือวันละ 4
ชั่วโมงเท่านั้นที่ลงมือทำงานจริงๆ จังๆ ส่วนที่เหลือ ก็ทำอะไรที่ไม่ใช่งาน

ก็เลยส่งผลทำให้ผลงานของพนักงานในยุคนี้เริ่มมีปัญหาเนื่องจากเทคโนโลยี
เหล่านี้


อย่างไรก็ดี สิ่งเหล่านี้มันเป็นสิ่งที่อยู่ภายนอกตัวเรา
แปลว่าเราสามารถที่จะควบคุมตนเองได้ อยู่ที่ตัวเรามากกว่าว่าจะคุมตัวเองให้
Focus ไปที่ตัวงานได้สักแค่ไหน
ลองมาดูวิธีการบริหารจัดการเวลาเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงที่สุดว่ามีแนว
ทางอย่างไรกันบ้าง

• ให้เริ่มงานโดยการวางแผนการทำงานในวันนั้นๆ
  ว่าจะต้องมีอะไรเสร็จบ้าง คล้ายกับการทำ to do list
  โดยจัดลำดับความสำคัญของงานที่จะทำ
  จากนั้นก็ให้ระบุระยะเวลาที่จะทำแต่ละงานว่าจะใช้เวลาที่ชั่วโมง กี่นาที

• ให้ทำงานที่ยากก่อนในช่วงเช้า
  หลักการของฝรั่งที่ชื่อ Brian Tracy ที่เขียนไว้ในหนังสือ Eat that Frog
  ก็คือ ให้ลงมือทำงานที่ยากก่อนงานที่ง่าย
  เพราะในช่วงเช้าเรายังมีพลังในการทำงานมาก
  ดังนั้นการทำงานยากให้เสร็จไปก่อนจะไม่ลำบากนัก ถ้าเราสามารถออกจาก comfort
  zone ของเราได้นะครับ พองานที่ยากๆ เสร็จ
  เราก็จะยิ่งมีกำลังใจในการทำงานอื่นต่อไป จากนั้นก็เป็นงานที่ง่ายๆ
  ซึ่งใช้เวลาไม่นานก็เสร็จ ด้วยวิธีนี้อาจจะทำให้เรามีเวลาเหลือใน 8 ชั่วโมง
  เพื่อพัฒนาตนเองต่อได้อีกด้วย

• พยายามบังคับตัวเองให้ทำงานตามแผนงานที่กำหนดไว้
  เรื่องนี้เป็นเรื่องที่ต้องทำให้ได้
  ถ้าเราคิดว่าต้องการที่จะสร้างผลงานที่มีประสิทธิภาพ และประสิทธิผล to do
  list ที่ทำไว้นั้นจะต้องดำเนินการอย่างเคร่งครัด
  โดยที่จะต้องไม่มีการถูกขัดจังหวะด้วยกิจกรรมอื่นๆ โดยเด็ดขาด
  ไม่ว่าเราจะอยากแค่ไหนก็ตาม เช่น ถ้าเรากำหนดเวลาในการทำรายงานว่า 1
  ชั่วโมงจะต้องทำรายงานให้เสร็จ พอเริ่มปุ๊ป ก็ต้องทำไปเรื่อยๆ
  โดยห้ามวอกแวก ใคร line มา หรือ อีเมล์อะไรมา ก็จะต้องหยุดไว้ก่อน
  ทำงานนั้นให้เรียบร้อยตามเวลาที่กำหนดไว้ก่อน
  แล้วค่อยให้รางวัลตัวเองสักเล็กน้อย หลังจากที่เราทำงานได้สำเร็จตามแผนงาน

• ลดเวลาการประชุมลง การ
  ประชุมในแต่ละวันนั้น ถ้าเราวิเคราะห์กันดีๆ
  จะเห็นว่าส่วนใหญ่เราใช้เวลาไปกับการคุยกันนอกเรื่องมากกว่าในเรื่องที่
  ประชุมกัน ดังนั้นถ้าจะให้มีเวลามากพอที่จะทำงานอื่นๆ ภายใน 8 ชั่วโมงแล้ว
  ก็ต้องมีการกำหนดวาระในการประชุมอย่างชัดเจน
  และต้องดำเนินการตามวาระอย่างเคร่งครัด ถ้าใครดึงออกไปนอกเรื่อง
  ก็ต้องช่วยกันดึงกลับเข้ามาในเรื่อง
  เพื่อให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากที่สุดนั่นเอง
  แล้วเราก็จะมีเวลาในการทำงานมากขึ้น

• พยายามขจัดสิ่งที่จะดึงเราออกจากงาน บาง
  คนใช้วิธีการขจัดสิ่งยั่วยุที่จะทำให้เราหลุดออกจากงานโดยการเก็บโทรศัพท์
  มือถือออกจากตัว ไปไว้ในลิ้นชัก บางคนก็ไม่ online facebook หรือ Social
  network ใดๆ ในขณะที่ทำงาน ซึ่งก็น่าจะพอช่วยให้เรา Focus
  ในงานที่เราทำได้มากขึ้น

• การทำสมาธิ อีกวิธีหนึ่ง
  ที่จะช่วยให้เรา Focus ในงานได้ดีขึ้นก็คือ การทำสมาธิ ไม่ว่าจะ นั่ง ยืน
  นอน ก็แล้วแต่ถนัด แต่ขอแค่เพียงในแต่ละวันจะต้องมีการฝึกสมาธิสั้นๆ สัก
  15-30 นาทีบ้าง เพื่อเป็นการฝึกจิตใจให้จดจ่อ ไม่วอกแวก
  ไม่ถูกถึงด้วยสิ่งรอบข้างได้ง่ายๆ เมื่อฝึกบ่อยๆ ใจก็จะมีพลัง และสามารถ
  focus ในงานที่ทำได้นานขึ้น โดยไม่ถูกดึงโดยสิ่งล่อใจอื่นๆ ได้ง่ายนัก

เชื่อหรือไม่ว่าบางคนทำไม่ได้เลย กล่าวคือ ไม่สามารถที่จะควบคุมตนเองให้
Focus ในสิ่งที่ทำได้ตามระยะเวลาที่เราวางแผนไว้ หรือตั้งใจไว้
มักจะถูกดึง ถูกเบี่ยงเบนความสนใจได้โดยง่าย ถามว่าสาเหตุเกิดจากอะไร


คำตอบก็คือ จิตใจไม่มีพลังมากพอนั่นเอง


ถามต่อ ว่าแล้วจะทำอย่างไรให้จิตใจมีพลัง คำตามก็คือ ต้องฝึกฝนและมีวินัยกับตนเองให้ได้
ผมเคยเห็นบางคนให้เพื่อนร่วมงานที่นั่งข้างๆ ช่วยเตือน
ถ้าเขาหลุดและหยิบโทรศัพท์ขึ้นมาใช้ระหว่างที่ทำงานตามแผนงานอยู่
ซึ่งก็ได้ผลในกรณีที่เราบังคับตัวเองได้เท่านั้น เพราะเพื่อนเตือน
แต่ถ้าเราไม่ฟัง ยังคงยืนกรานว่าจะทำแบบที่เราต้องการ มันก็มีทางได้ผลครับ


ถ้าท่านใดอยากจะเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานในแต่ละวันให้มากขึ้น
ก็ลองเอาแนวทางข้างต้นไปประยุกต์ใช้ดูได้ครับ
ได้ผลอย่างไรก็มาเล่าเป็นประสบการณ์ให้ผู้อ่านท่านอื่นๆ
ได้อ่านกันบ้างก็จะดีครับ



บทความโดย อาจารย์ประคัลภ์ ปัณฑพลังกูร